Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата

Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата Ольга Демьянова Можно не любить совещания, но сложно отрицать, что это неотъемлемая часть рабочего процесса любой компании. Обсудить что-либо словами при личном взаимодействии быстрее и проще, чем устраивать затяжную переписку на почте или в мессенджерах, отвлекая всех участников от работы. Но как сделать, чтобы совещания были инструментом решения проблем, а не становились одной из них? Совещания различных типов, от утренних планерок до стратегических сессий, могут отличаться по масштабу и задачам, но требуют общих принципов планирования. В этой книге автор делится своим опытом и наработками в области управления совещательными процессами для повышения результативности и производительности труда на всех этапах производственного процесса. Ольга Демьянова Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата Дизайнер А. Маркович Корректоры Н. Казакова, Е. Жукова Компьютерная верстка Б. Руссо © Демьянова О., 2021 © Оформление. ООО «Альпина ПРО», 2021 Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно. Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность. * * * Вместо введения Сколько денег вы тратите на совещания Онлайн показал, что бесконечные совещания не нужны, что многие вопросы можно решать без организации продолжительных совещаний, что повестка дня и четкая постановка задач необходимы. Восприятие информации в онлайне отличается от офлайна. Тогда как на офлайн-совещаниях можно держать аудиторию полтора часа, в онлайне это время – не более 15 минут. Вы когда-нибудь считали, сколько времени вы проводите на совещаниях? Зачастую эта цифра выглядит пугающее. Не говоря уже, что частые и неэффективные совещания обходятся в копеечку. Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег. «Совещания – это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», – такую мысль высказал выдающийся теоретик менеджмента Питер Друккер. Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний, – для начала в день и в неделю. Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость вашего бизнеса и компании. Рассмотрим, как это незаметно происходит. ? Обесценивание стоимости в долгих и затяжных проектах! Например, стоимость проекта составляет 500 000 рублей, срок реализации проекта – три месяца. Вы планируете работать в проекте по три часа в день. Количество рабочих часов составляет 198 (три месяца умножаем на 22 рабочих дня и на три часа), получаем стоимость вашего часа в проекте – 2525 рублей. (500 000 рублей делим на 198 часов). Увеличение продолжительности проекта даже на один час обесценивает вашу стоимость на 12 рублей (нашу стоимость проекта в 500 000 рублей делим на 199 часов, получаем 2512 рубля, из 2525 рублей вычитаем 2513 рублей). Увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает вашу стоимость на 180 рублей, на месяц – на 720 рублей. ? Обесценивание стоимости вашего бизнеса! Например, фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей. Количество рабочих часов в месяц составляет: 22 рабочих дня умножаем на семь рабочих часов в день – получаем 176 часов: 176 рабочих и результативных часов, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5682 рубля. Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют два часа. В месяц на совещания уходит 44 часа; 44 умножив на 5682 рубля, мы получаем 250 008 рублей – сумма, в которую нам обходятся ежедневные совещания. Если продолжительность совещаний больше, соответственно, ваши совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников – это повод ничего не делать. Закон Митчелла: «Любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению». Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на совещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа на количество совещательных часов. Запишите в таблицу данные. Посмотрите: ? сколько вы в месяц проводите совещаний; ? сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания; ? в какую сумму вам обходятся эти «посиделки». Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем. Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе. Сумма внушительная? Что делаем? Сокращаем время – тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания – это еще не все. Что еще идет следом за ними? 1. Нарушение дедлайнов. Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач. 2. Снижение мотивации команды. Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения. 3. Проект превращается в процесс. Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам. 4. Увеличивается вероятность форс-мажора. Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору. Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений. Итак, с чего мы начнем? 1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают. ? Типы совещаний – утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания – «сериалы». ? Ранжирование по времени – плановые, незапланированные, планово-незапланированные. Что в результате: ? Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться. ? Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат. 2. Рассмотрим механику планирования совещаний. Планирование – уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты. Что в результате: ? Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять. ? Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера! 3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут». Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний. Что в результате: ? Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность. 4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе. Три базовых качества – фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) – помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду. Что в результате: ? Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень. 5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу. Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации. Что в результате: ? Вы получите новый инструмент управления командой и проектами. 6. Сделаем акцент на онлайн-совещания. Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения. Что в результате: ? Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку. Совещание как инструмент управления Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти. Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок. Наиболее распространенные типы совещаний: ? еженедельные; ? стратегические; ? рабочие; ? отчетные; ? планерки; ? мозговые штурмы; ? деловые беседы и встречи; ? летучки. Все эти типы можно объединить в четыре основные группы: Конец ознакомительного фрагмента. Текст предоставлен ООО «ЛитРес». Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=67099542&lfrom=688855901) на ЛитРес. Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.